Melindungi data sangat penting untuk menjaga kelangsungan bisnis Anda. Jika satu-satunya cadangan data ada di komputer dan hard disk mengalami kerusakan maka data bisnis akan berpotensi hilang. Apabila Anda tidak memiliki salinan data bisnis untuk perlindungan data maka akan sangat berisiko dan bagaimana jika tempat usaha Anda terkena bencana alam atau terbakar? Sekali lagi data yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis bisa hilang secara tiba-tiba.

Untuk perlindungan data yang memadai, Anda perlu membuat sistem pencadangan data yang mengikuti ketiga langkah berikut:
• mengarsipkan data bisnis secara teratur;
• membuat backup data pada media yang andal;
• simpan backup data yang diperbarui di lokasi yang aman dan off-site.

Aturan dasar untuk perlindungan data bisnis adalah jika kehilangan data akan mengganggu proses bisnis, buatlah kembali. Anda dapat menginstal ulang program perangkat lunak jika memerlukannya, namun memulihkan rincian transaksi atau surat-menyurat tidak mungkin dilakukan jika file-file tersebut hilang atau rusak.

1) Arsipkan Data Bisnis Penting
Pengarsipan data bisnis lebih dari sekedar soal pembenahan yang baik, itu bisa menjadi masalah kelangsungan hidup bisnis Anda. Ada dua langkah untuk mengarsipkan data bisnis untuk backup data yang berhasil:
• mengidentifikasi data penting yang perlu diarsipkan
• dan menggunakan metode pengarsipan data pada jadwal reguler.

Apa yang perlu diarsipkan dalam backup data?
Semua file yang telah Anda buat atau di modifikasi harus dicadangkan secara teratur. Bagi banyak bisnis, ini mencakup segala hal mulai dari file akunting melalui email dan data pelanggan.

Setelah Anda memilih data penting untuk diarsipkan selanjutnya menginstal dan menggunakan program perangkat lunak cadangan untuk mengarsipkan data bisnis Anda pada jadwal reguler.

Di sarankan untuk mencadangkan data Anda setiap malam. Ada banyak program perangkat lunak cadangan yang tersedia untuk memungkinkan Anda menetapkan jadwal mengarsipkan data secara otomatis. Carilah perangkat lunak cadangan yang merapikan dan mengenkripsi file untuk menghemat ruang disk dan meningkatkan keamanan data. Jika memungkinkan cadangkan melalui jaringan komputer Anda, simpan file backup data di hard drive terpisah dari file aslinya.
Jika ini tidak mungkin karena Anda memiliki komputer yang berdiri sendiri, letakkan file backup data di direktori terpisah, dan atur jadwal untuk membuat backup fisik.

Sistem backup data fisik apa yang terbaik untuk perlindungan data?
Langkah kedua perlindungan data adalah membuat backup data tidak hanya sekali, namun pada jadwal reguler. Tapi sebelum Anda melakukan ini, Anda perlu menyadari berbagai sistem cadangan yang tersedia dan keterbatasan beberapa media cadangan.

2) Membuat Backup Data Fisik

Backup data fisik diperlukan karena kemungkinan komputer mengalami kerusakan atau kerusakan. Bahkan kecelakaan kecil seperti menumpahkan secangkir kopi ke laptop Anda bisa menghancurkan semua data. Anda harus membuat data fisik dari data bisnis setidaknya seminggu sekali, atau bahkan lebih sering lagi jika bisnis menghasilkan data dalam jumlah besar setiap hari.

Ada beberapa metode untuk mentransfer file cadangan Anda ke media lain, namun beberapa sistem backup data lebih dapat diandalkan daripada yang lain.

Media cadangan mana yang harus Anda gunakan?

a. Menggunakan USB (thumb) drive
Kapasitas USB terus meningkat dan sangat berguna untuk backup data dengan cepat. Meskipun tidak memiliki kapasitas sebesar hard drive eksternal, USB memiliki kecepatan transfer data yang cepat dan sangat portabel. Anda dapat dengan mudah membuat cadangan data ke drive USB dan membawanya ke luar kantor.

b. Menggunakan hard drive eksternal untuk backup data
Untuk usaha kecil, membeli dan menggunakan hard drive eksternal untuk backup data adalah metode yang disarankan. Hard drive eksternal tidak mahal dibandingkan dengan sistem tape drive. Hard drive eksternal juga mudah digunakan, cukup colokkan hard drive ke port USB komputer Anda. Sebagian besar hard drive eksternal dilengkapi dengan perangkat lunak cadangan.

c. Menggunakan layanan backup online sebagai backup data
Menggunakan layanan backup online menjadikan back up data lebih mudah – yang merupakan salah satu alasan mengapa cloud computing sangat ideal untuk bisnis kecil . Tapi apakah data cloud merupakan ide bagus untuk bisnis kecil Anda? Ada kekurangan juga, di antaranya isu keamanan. Data bisnis pastilah sangat sensitif; Masalah privasi selalu menjadi perhatian dengan data klien dan kekayaan intelektual. Pilih penyedia cadangan cloud dengan hati-hati jika Anda memilih metode ini.

d. Menggunakan kaset sebagai backup data
Jika Anda memiliki sejumlah besar data untuk dicadangkan (atau ingin membuat dan menyimpan arsip data lengkap secara teratur untuk penyimpanan jangka panjang) backup tape adalah pilihan terbaik. Mereka sangat dapat diandalkan namun jauh lebih mahal daripada bentuk cadangan lainnya.

e. Menggunakan DVD sebagai backup data
Menggunakan DVD sebagai backup data tidak lagi populer. Menyalin data ke DVD sangatlah mudah namun DVD memiliki kapasitas penyimpanan rendah dan merupakan metode yang paling tidak dapat diandalkan untuk semua metode pencadangan data yang tercantum di sini.

3) Backup Data Off-Site
Satu-satunya bisnis yang bisa menyimpan backup data di tempat adalah mereka yang memiliki brankas tahan api dan tidak bisa dihancurkan. Berinvestasi dalam tape drive atau hard drive eksternal dan mengikuti dengan seksama jadwal backup data reguler tidak akan membantu jika semua salinan cadangan data berada di satu tempat dan tempat itu terkena bencana. Anda harus menyimpan salinan backup di luar lokasi jika data bisnis Anda benar-benar aman. (Cloud backup tidak sepenuhnya menghilangkan kekhawatiran ini tapi tentunya lebih baik daripada banyak lokasi fisik.)
Banyak bisnis menyimpan salinan cadangan data mereka di kotak keamanan di bank. Tidak masalah di mana Anda memilih untuk menyimpannya, selama tempat yang Anda pilih untuk backup data off-site aman dan Anda memiliki akses reguler ke sana.

Back Up Data Bisnis Sekarang Juga
Jangan berisiko kehilangan data bisnis Anda. Pertahanan terbaik melawan bencana semacam itu adalah proteksi data yang tepat. Dengan membuat sistem cadangan yang mencakup pengarsipan dan pencatatan data bisnis secara teratur dan benar, Anda akan memastikan bahwa bisnis dapat mengatasi masalah apa pun yang dihadapinya dan melanjutkannya.